K7 News

 Themenübersicht:

– Dynamische XFA-Formulare

– Geburtsurkunden in WANDO mobile

– K7 und das Input Management

– Neue Formulare für Zustimmungserklärungen

– 2-Faktor-Authentisierung in OSPlus

– E-Rechnungen im WANDO Rechnungsbuch

– Umfrage zu Systemerweiterungen

 News März 2025

Verarbeitung dynamischer XFA-Formulare
K7-Erfassungssystem ermöglicht direkte Archivierung interaktiver PDF-Formulare

Was sind XFA-Formulare?

Technisch gesehen handelt es sich bei XFA (XML Forms Architecture) um ein spezielles PDF-Format, das interaktive, dynamische Formulare ermöglicht, die beispielsweise vom Formular-Center bereitgestellt werden können.

Fachlich sind diese Art von Dokumenten überwiegend bei der Archivierung, z.B. per E-Mail-Empfang, aufgetreten und wurden bisher abgelehnt, wodurch die Formulare in einem zusätzlichen Schritt mittels DocuPrinter ausgedruckt werden mussten, um eine Verarbeitung zu garantieren.

Mit der neuen Version können nun grundsätzlich XFA-Formulare durch das K7-Erfassungssystem WANDO direkt und nahtlos verarbeitet bzw. archiviert werden, was eine deutliche Effizienzsteigerung bringt.

Wie erhalten Sie als K7-Anwender das Update?

Sofern bei Ihnen das aktuelle Rechnungsbuch-Update (E-Rechnung) installiert ist, nutzen Sie bereits die passende Version. Um die Funktion zu aktivieren, ist lediglich eine Anpassung in der Konfiguration notwendig. Senden Sie hierzu bei Bedarf eine Kopie des ’sysconf‘-Verzeichnisses an unsere Hotline. Wenn Sie den WANDO LAN collector einsetzen, ist für diese Anwendung ggf. auch ein Update erforderlich.

Sollten Sie das Rechnungsbuch-Modul nicht nutzen, wenden Sie sich bitte zur Bereitstellung des Updates ebenfalls an unsere Hotline.

Das Update bzw. die neue Funktion stellen wir Ihnen im Rahmen des Wartungsvertrages ohne weitere Kosten zur Verfügung.

K7-App „WANDO mobile“ verarbeitet Geburtsurkunden
Fallabschließende Bearbeitung direkt in der App

WANDO mobile, die K7-App zur mobilen Erfassung von Dokumenten, bietet ab Version 2.4. die Möglichkeit, bei der Verarbeitung von Legitimationsdokumenten Geburtsurkunden per OCR auszulesen und in OSPlus anzulegen.

Die Option wurde auf Wunsch mehrerer Sparkassen, die WANDO mobile zur Erfassung und Archivierung von Legitimationsdokumenten nutzen, realisiert und mit Mustern verschiedener Standesämter verprobt.

Die Texterkennung liest aus der Geburtsurkunde Registernummer, Standesamt, Name, Vornamen, Geburtsdatum sowie Geburtsort automatisch aus.

Durch die Möglichkeit, die Person unmittelbar in der App als Neukunde und die Geburtsurkunde als Hauptlegitimation anzulegen, ist eine fallabschließende Bearbeitung direkt in WANDO mobile machbar.

Über das Zentralsystem WANDO kann die automatische Indizierung und Archivierung gesteuert und kontrolliert werden.

Den detaillierten Verarbeitungsablauf können Sie im aktualisierten Handbuch zu WANDO mobile nachlesen. 

Das Beste aus beiden „Welten“
K7-Erfassung meets Input Management

K7 hat sich bereits beim FI-Forum 2023 mit der Finanz-Informatik ausgetauscht, inwiefern die Sparkassen sowohl das Input-Management der FI als auch die bewährte K7-Erfassungslösung effizient für ihr Tagesgeschäft nutzen können.

In einem ersten Schritt haben wir zwei Szenarien skizziert, wie die bestmögliche Nutzung beider Systeme aussehen kann.
Diese finden Sie in unserer Produktinformation „Das Beste aus beiden ‚Welten’“.

Darüber hinaus geben wir Sparkassen auf Anfrage gerne einen detaillierten Praxisleitfaden an die Hand, der spezifische Voraussetzungen und Handlungsschritte für eine Einführung bzw. Umstellung enthält.

Übrigens: Auch WANDO mobile wurde von Anfang an so konzipiert, dass Export-Daten an Drittsysteme geliefert werden können. Durch die Verwendung des sicheren Datenraums bzw. des Sharepoint Servers der FI ist ein sicherer Datenaustausch auch von unterwegs möglich.
Unabhängig davon, ob Sie bereits ein WANDO-Zentralsystem betreiben, sind es nur wenige Schritte zur Anbindung an das Input-Management.

 Zustimmungsworkflow erweitert
Neue Formulare ab OSPlus Release 24.1

Ab dem Release 24.1 bietet die Finanz Informatik für die papierhafte Verarbeitung von Zustimmungserklärungen drei neue Formulare an, die unter anderem für das Input Management designt wurden.

Wesentlicher Hintergrund dieser Formulare ist die Verarbeitung per Zustimmungsnummer, die die Zuordnung zur entsprechenden Kampagne herstellt.

Die Zustimmungsnummer ist dabei Bestandteil des standardisierten QR-Codes, der bei den folgenden Varianten Verwendung findet:

– Zustimmungserklärung aus Brieferstellung (über das FI-Druckzentrum)

– Zustimmungserklärung OSP127650000

Im QR-Code ist zudem die Person zur eindeutigen Identifikation enthalten.

Um auch Zustimmungen per Kontoauszug durchführen zu können, ist jetzt die Zustimmungsnummer sowie die Personennummer aufgedruckt.

Weitere Details finden Sie in unserer Produktinformation „Zustimmungsworkflow per Zustimmungsnummer’“.

Zwei-Faktor-Authentisierung in OSPlus
Anpassung der Finanz Informatik für Benutzer mit kritischen Rechten

Die Finanz Informatik stellt den OSPlus-Login für Benutzer mit kritischen Rechten auf die Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) um.

Beim Login prüft OSPlus den Benutzer auf kritische Rechte und somit 2FA-Pflicht.

Ist dies notwendig, kann über den Onetime-Passwort-Generator im OSPlus-Portal ein Passwort für den Login in K7 WANDO generiert werden.

Auch für Benutzer der K7 App WANDO mobile ist die 2FA für Benutzer mit kritischen Rechten relevant. In diesem Fall wird das Onetime-Passwort aktuell über eine von der Finanz Informatik bereitgestellte URL (web@work) generiert, die über einen Browser (Safari) auf dem Mobilgerät aufgerufen wird.

Bei Bedarf hilft Ihnen hier gerne unsere Hotline weiter.

E-Rechnungen im WANDO Rechnungsbuch

Aktuelles Release erfüllt Richtlinien und bietet deutlichen Mehrwert

Mit dem Wachstumschancengesetz wird ab dem 01.01.2025 die E-Rechnungs-Pflicht für alle inländischen, unternehmerischen Rechnungsempfänger eingeführt. Das heißt, Sie sind verpflichtet, E-Rechnungen in den gängigen Formaten (ZUGFeRD und XRechnung) anzunehmen und zu verarbeiten.

Das Gute daran: das WANDO Rechnungsbuch ermöglicht Ihnen seit dem Release 24.1.0 die Verarbeitung von Eingangsrechnungen in den elektronischen Formaten gemäß der Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU bzw. Norm EN 16931.

Aktuell wird das neue Release 24.1.1 ausgeliefert, in dem wir den Empfang von E-Rechnungen mit Hilfe unserer Erfahrungen aus den ersten zwei Monaten deutlich verbessern.

Eine erweiterte Stornomaske erlaubt Ihnen die sofortige Bearbeitung von fehlerhaften Rechnungen. Sie können direkt aus der Korrektur heraus eine E-Mail verschicken, um beispielsweise den Rechnungsteller um eine korrigierte Rechnungsdatei zu bitten.

Ein weiterer hilfreicher Nebeneffekt hat sich bereits in der Testphase gezeigt: Durch die strikten Prüfungen der K7-Software auf Einhaltung des vorgegebenen Formates für E-Rechnungen können fehlerhaft angelieferte E-Rechnungen erkannt werden. Ihre Lieferanten können somit ggf. ihre Software für die Erstellung der E-Rechnungen an den geforderten Standard anpassen.

Umfrage zu Systemerweiterungen

Ein Großteil der K7-Module und -Funktionalitäten wird durch konkrete Kundenwünsche aus der Praxis initiiert.

Haben auch Sie Anregungen für die Entwicklung zukünftiger Features?

Dann zögern sie nicht, auf uns zuzukommen – eine einfache Möglichkeit bietet unser Webformular, das Sie hier finden.

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