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Sparkassen müssen Kunden immer häufiger zustimmungspflichtige Änderungen mitteilen (AGBs, Preisänderungen, Bedingungen für Banking, Depots etc.).

Um die Zustimmungserklärungen effektiv verarbeiten zu können, ist ein automatischer Prozess für die Institute zu einem „Must have“ geworden.

Und hier kommt klassischerweise die K7 Dokumentverarbeitung zum Einsatz, die die Antworten der Kunden auswertet und die entsprechenden Schritte in der Marktfolge der Sparkasse einleitet.

Der Prozess, mit dem mittlerweile schon viele Institute arbeiten, beginnt mit dem Anlegen der entsprechenden Kampagne und endet mit der Archivierung der Kundenzustimmung.

Weitere Möglichkeiten ergeben sich aktuell mit neuen Formularen ab OSPlus Release 24.1

Die Finanz Informatik bietet für die papierhafte Verarbeitung von Zustimmungserklärungen drei neue Formulare an, die unter anderem für das Input Management designt wurden.

Wesentlicher Hintergrund dieser Formulare ist die Verarbeitung per Zustimmungsnummer, die die Zuordnung zur entsprechenden Kampagne herstellt.

Die Zustimmungsnummer ist dabei Bestandteil des standardisierten QR-Codes, der bei den folgenden Varianten Verwendung findet:

• Zustimmungserklärung aus Brieferstellung (über das FI-Druckzentrum)
• Zustimmungserklärung OSP127650000

Im QR-Code ist zudem die Person zur eindeutigen Identifikation enthalten.

Um auch Zustimmungen per Kontoauszug durchführen zu können, ist jetzt die Zustimmungsnummer sowie die Personennummer aufgedruckt.

Weitere Details finden Sie in unserer Produktinformation „Zustimmungsworkflow per Zustimmungsnummer’“.

ab 2025 gilt eine E-Rechnungspflicht für alle inländischen unternehmerischen Rechnungsempfänger.
Diese müssen ab 1. Januar in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können.
Die elektronische Rechnungstellung ist dabei nicht mehr an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft.

Somit ist im Bereich B2B und auch bei öffentlichen Auftraggebern/Verwaltung ein Rechnungsaustausch per XML-Format (gemäß den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU bzw. Norm EN 16931) geregelt.

U.a. erfüllen folgende Formate diese Vorgaben:
– ZUGFeRD (ab v.2.0.1) („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, PDF/A-3 als visueller Teil mit eingebettetem XML-Datenteil)
– XRechnung (Standard für elektronische Rechnungen, insbesondere in der Bundesverwaltung bzw. für öffentliche Auftraggeber)

Das K7 Modul „WANDO Rechnungsbuch“ als Teil des K7 Erfassungs-Systems wird hierfür entwicklungsseitig vorbereitet und kann dann XML-Formate wie ZUGFeRD , XRechnung u.ä. verarbeiten.

Für Anwender der K7-Rechnungsverarbeitung ist ein SW-Update nötig sein, welches selbstverständlich im Wartungsvertrag inkludiert ist.
Die K7-Hotline nimmt proaktiv mit den entsprechenden Ansprechpartnern in Ihrem Institut Kontakt auf, um die Formate und Szenarien abzustimmen und zu testen.

Erste Tests liefen bereits sehr erfolgreich.
Dabei zeigte sich noch ein weiterer, hilfreicher Mehrwert:
Durch die strikten Prüfungen der K7-Software auf Einhaltung des vorgegebenen Formates für E-Rechnungen können fehlerhaft angelieferte E-Rechnungen erkannt werden. Ihre Lieferanten können somit ggf. ihre Software für die Erstellung der E-Rechnungen an den geforderten Standard anpassen.

Etwaige Rückfragen können Sie per E-Mail, per Serviceportal-Ticket oder telefonisch (09131-400 33 77) klären.

Hinweis: Im Sinne der o.g. EU-Richtlinien gelten E-Mails mit PDF-Rechnungsanhang oder gescannte PDFs nicht als elektronische Rechnungen.

Falls Sie „WANDO Rechnungsbuch“ noch nicht einsetzen, freuen wir uns über eine Anfrage an unseren Vertrieb.

K7 hat sich bereits beim FI-Forum 2023 mit der Finanz-Informatik ausgetauscht, inwiefern die Sparkassen sowohl das Input-Management der FI als auch die bewährte K7-Erfassungslösung effizient für ihr Tagesgeschäft nutzen können.

In einem ersten Schritt haben wir zwei Szenarien skizziert, wie die bestmögliche Nutzung beider Systeme aussehen kann.
Diese finden Sie in unserer Produktinformation „Das Beste aus beiden ‚Welten'“.

Darüber hinaus geben wir Sparkassen auf Anfrage gerne ein detailliertes Umsetzungskonzept an die Hand, das spezifische Voraussetzungen und Handlungsschritte für eine Einführung bzw. Umstellung enthält.

Die K7-App WANDO mobile zur mobilen Erfassung ist wieder um einige wichtige Features reicher.

– Meldungen zur Kriminalitäts-/Geldwäsche-Prävention
– Prüfung auf bereits vorhandene Legitimationen in OSPlus
– Verbesserte Text-Erkennung und internationale Legitimationen
– Unterschriften-Erfassung
– Anbindung an das Input-Management der Finanz Informatik mit voll indizierter Archivierung

Auch die Kundenresonanz ist weiterhin sehr positiv, einige Institute zertifizieren die App auch intern über die üblichen Freigabeverfahren.

Beispiele aus dem Kunden-Feedback von Sparkassen:

„Ich musste gerade mal auswerten, wie oft denn so eine tolle App aus Süddeutschland in der Sparkasse genutzt wird.

Wir haben seit Sommer 2023 11.760 Dokumente mehr als 11.000 Legitimationen mit WANDO mobile bearbeitet.

Echt ein Hammer. Weiter so…..“

„Gestern haben wir nach der 2. Schulung die App offiziell in den Praxiseinsatz gegeben.

Zusammen mit der nachgelagerten Prüfung bei ausländischen Legitimationen (prüfpflichtiger Vorgang) eine runde Sache.

 

Nach eingehender Prüfung unseres Datenschutzbeauftragten sowie Auslagerungsmanagers, der internen Fachabteilung (Marktunterstützung Passiv), der Compliance, dem Prozessverantwortlichen und auch der Revision, konnten wir die Lösung sorgenfrei an den Start bringen.

 

Die Testphase hat bereits gezeigt, dass die Fotoqualität ein deutlicher Mehrwert gegenüber den Kopien ist. Dadurch versprechen wir uns natürlich weniger Rückfragen seitens der Verbundpartner.

Aber auch die Entlastung der Marktunterstützung Passiv, welche bisher die ausländischen Legitimationen immer selber erfasst hat, zeigt bereits erste Wirkungen.

 

Vielen Dank für die enge Begleitung während der Einführung. Besonders die Hilfsbereitschaft, die Annahme von Verbesserungsvorschlägen und nicht zu verkennen, der Preisvorteil, sind ein wesentlicher Vorteil Ihrer Lösung.

Behalten Sie das in Zukunft unbedingt bei.“

Für Sparkassen bedeutet die Verarbeitung von Postrückläufern einen nicht unerheblichen Aufwand.

K7 stellt nun im Erfassungssystem eine Möglichkeit zur Verfügung, Postrückläufer effizient zu bearbeiten.

Vor dem Scannen in AllScan können die Rückläufer im PreScan-Dialog nach Rücksendegrund (Adressänderung, Annahmeverweigerung etc.) kategorisiert werden.

Die K7 Dokumentanalyse WANDO erkennt aus dem OCR-Ergebnis die Adresse oder alternativ die Konto- oder Personennummer, ermittelt darüber die Person und das Dokument kann automatisch indiziert werden (ggf. manuelle Nachindizierung in der Korrektur).

Nach der Archivierung legt WANDO das Dokument schließlich mit folgenden Daten für die Weiterverarbeitung an:
– Person (Persnr)
– Archivkey
– Rückgabegrund
– Betreff (optional)
– bisherige Adresse

Somit wird nun auch die neue Postrückläufer-Anwendung der Finanz Informatik perfekt unterstützt.
Diese Anwendung löst in OSPlus ab Release 23.1 den bestehenden Geschäftsprozess „Postrückläufer“ ab.

Summa summarum kann die Sparkasse zukünftig die Erfassung, Anlage und Verarbeitung weitgehend automatisieren und die manuellen Tätigkeiten in der Marktfolge weiter reduzieren.

Wenden Sie sich bei Interesse bitte an den K7-Vertrieb vertrieb@k7-it.de.

Regelmäßig nutzen Sparkassen das K7-Erfassungssystem für eigene, innovative Lösungen, um ihr Tagesgeschäft effektiver zu gestalten.

Derartige Referenzprojekte stellen wir gerne vor, um solche Lösungsansätze allen Instituten zugänglich zu machen.

Thema: Verarbeitung von Tagespost der Landesbausparkassen (LBS) an die Sparkassen

Realisiert durch: Sparkasse Oberland

Ausgangspunkt:

Die Sparkasse bekommt Tagespost der LBS in Papierform oder auch per Mail.

Ziel:

Die LBS-Post soll automatisiert verarbeitet werden:

– Ermittlung des Kunden aus dem Anschreiben

– Archivierung der Dokumente unter dem Dokumenttyp „BausparenSchriftverkehr“ (BSVSchrV).

– Zustellung per Ereignis an die zuständige Abteilung (z.B. Vermögenskundenberatung, Firmenkundenberatung etc.)

Lösung:

Die Sparkasse Oberland hat eine Analyse der Dokumente vorgenommen und diese nach Empfängern gruppiert.

Insgesamt wurden 96 verschiedene Anschreiben mit dem K7 Formulardesigner modelliert und die Empfängerlogik für 5 Abteilungen konfiguriert.

Aus dem Anschreiben wird die Bausparnummer automatisch extrahiert und der Kunde per Zugriff auf die Verbundpartnerdaten aus OSPlus ermittelt.

Abschließend erfolgt eine vollautomatische Verarbeitung des Dokuments inklusive Archivierung im ZDA mit nachfolgender Zustellung des Dokuments per Ereignis.

Mittlerweile empfiehlt auch die LBS in einem Rundschreiben an die Sparkassen die Anbindung bzw. digitale Dokumentverteilung mit dem K7-Erfassungssystem:

„Mit unserem Infoschreiben im November 2023 zum Release 23.1, sowie dem Organisationsrundschreiben 2023/1349 der Finanz Informatik, wurden Sie über die geplante digitale Bereitstellung der LBS-Tagespost informiert.

…

Über die allgemeine Ausgangsschnittstelle des „OSPlus Input Management System“ der Finanzinformatik ist es möglich, dass Sparkassen Drittanbietersysteme, wie zum Beispiel „K7 IT Solutions“, zur digitalen Dokumentenverteilung anbinden.“

Die Finanz Informatik hat mit Rundschreiben 2024/1057 vom 16.02.2024 angekündigt, dass Microsoft mit dem Patchday Mai 2024 (14.05.2024) letzmalig Updates für .NET 7.0 und mit dem Patchday November 24 (12.11.2024) letzmalig Updates für .NET 6.0 bereitstellt. Somit dürfen diese .NET-Versionen nach den genannten Stichtagen nicht mehr eingesetzt werden.

K7 verwendet in der Softwareentwicklung kein .NET-Framework.

Somit besteht hier für K7-Anwender kein Handlungsbedarf.

Die Finanz Informatik hat angekündigt, aus Sicherheitsgründen alte Microsoft Visual C++ Komponenten/Runtimes (vor Version 2012) zum 31.07.2023 auf den Servern zu löschen.

K7 verwendet aktuell die C++ Runtimes aus Version 2017 und keine älteren Versionen (2005, 2008, 2010).

Außerdem sind generell alle für den Betrieb der K7-Software notwendigen Bibliotheken in der K7 WANDO-Installation enthalten.

Somit besteht hier für K7-Anwender kein Handlungsbedarf.

Bereits im August 2022 hat RICOH die PFU-Scannersparte von Fujitsu übernommen.

Nun sollen ab April 2023 auch die Geräte umgelabelt werden.

K7 Kunden setzen seit vielen Jahren erfolgreich Fujitsu-Scanner ein und die gute Nachricht lautet:

Durch die Änderung des Markennamens ändert sich nichts am zuverlässigen und lückenlosen Support der Scanner durch die K7-Techniker.

Die Geräte werden im Rahmen der Wartungsverträge weiterhin turnusmäßig präventiv gewartet und mit Ersatzteilen versorgt.

Es könnte lediglich sein, dass Ihnen unser Vertrieb demnächst bei einem Neugerät einen RICOH-Scanner anbietet…

Selbstverständlich bieten wir die Scannerhardware für unsere Lösungen nach wie vor neutral und herstellerübergreifend an.

Informieren Sie sich hier über die meistverwendeten Geräte.

Nach 5 Jahren Pause kann das FI-Forum, die Hausmesse der Finanz Informatik, im Herbst 2023 wieder live in Frankfurt stattfinden.

Die FI hat den Termin auf 21. – 23. November festgelegt.

Leider sehen wir angesichts der Konditionen der FI keine adäquate Möglichkeit der Messebeteiligung.
K7 als langjähriger FI-Partner wird aber über eine Logo-Partnerschaft am FI-Forum beteiligt sein.

Zudem werden wir unseren Kunden und Interessenten als Alternative zur Messe ein individuelles, maßgeschneidertes „on demand“-Beratungs- bzw. Präsentations-Angebot machen.

– > FI-Forum Webseite