Archives März 2025

Sparkassen müssen Kunden immer häufiger zustimmungspflichtige Änderungen mitteilen (AGBs, Preisänderungen, Bedingungen für Banking, Depots etc.).

Um die Zustimmungserklärungen effektiv verarbeiten zu können, ist ein automatischer Prozess für die Institute zu einem „Must have“ geworden.

Und hier kommt klassischerweise die K7 Dokumentverarbeitung zum Einsatz, die die Antworten der Kunden auswertet und die entsprechenden Schritte in der Marktfolge der Sparkasse einleitet.

Der Prozess, mit dem mittlerweile schon viele Institute arbeiten, beginnt mit dem Anlegen der entsprechenden Kampagne und endet mit der Archivierung der Kundenzustimmung.

Weitere Möglichkeiten ergeben sich aktuell mit neuen Formularen ab OSPlus Release 24.1

Die Finanz Informatik bietet für die papierhafte Verarbeitung von Zustimmungserklärungen drei neue Formulare an, die unter anderem für das Input Management designt wurden.

Wesentlicher Hintergrund dieser Formulare ist die Verarbeitung per Zustimmungsnummer, die die Zuordnung zur entsprechenden Kampagne herstellt.

Die Zustimmungsnummer ist dabei Bestandteil des standardisierten QR-Codes, der bei den folgenden Varianten Verwendung findet:

• Zustimmungserklärung aus Brieferstellung (über das FI-Druckzentrum)
• Zustimmungserklärung OSP127650000

Im QR-Code ist zudem die Person zur eindeutigen Identifikation enthalten.

Um auch Zustimmungen per Kontoauszug durchführen zu können, ist jetzt die Zustimmungsnummer sowie die Personennummer aufgedruckt.

Weitere Details finden Sie in unserer Produktinformation „Zustimmungsworkflow per Zustimmungsnummer’“.

ab 2025 gilt eine E-Rechnungspflicht für alle inländischen unternehmerischen Rechnungsempfänger.
Diese müssen ab 1. Januar in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können.
Die elektronische Rechnungstellung ist dabei nicht mehr an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft.

Somit ist im Bereich B2B und auch bei öffentlichen Auftraggebern/Verwaltung ein Rechnungsaustausch per XML-Format (gemäß den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU bzw. Norm EN 16931) geregelt.

U.a. erfüllen folgende Formate diese Vorgaben:
– ZUGFeRD (ab v.2.0.1) („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, PDF/A-3 als visueller Teil mit eingebettetem XML-Datenteil)
– XRechnung (Standard für elektronische Rechnungen, insbesondere in der Bundesverwaltung bzw. für öffentliche Auftraggeber)

Das K7 Modul „WANDO Rechnungsbuch“ als Teil des K7 Erfassungs-Systems wird hierfür entwicklungsseitig vorbereitet und kann dann XML-Formate wie ZUGFeRD , XRechnung u.ä. verarbeiten.

Für Anwender der K7-Rechnungsverarbeitung ist ein SW-Update nötig sein, welches selbstverständlich im Wartungsvertrag inkludiert ist.
Die K7-Hotline nimmt proaktiv mit den entsprechenden Ansprechpartnern in Ihrem Institut Kontakt auf, um die Formate und Szenarien abzustimmen und zu testen.

Erste Tests liefen bereits sehr erfolgreich.
Dabei zeigte sich noch ein weiterer, hilfreicher Mehrwert:
Durch die strikten Prüfungen der K7-Software auf Einhaltung des vorgegebenen Formates für E-Rechnungen können fehlerhaft angelieferte E-Rechnungen erkannt werden. Ihre Lieferanten können somit ggf. ihre Software für die Erstellung der E-Rechnungen an den geforderten Standard anpassen.

Etwaige Rückfragen können Sie per E-Mail, per Serviceportal-Ticket oder telefonisch (09131-400 33 77) klären.

Hinweis: Im Sinne der o.g. EU-Richtlinien gelten E-Mails mit PDF-Rechnungsanhang oder gescannte PDFs nicht als elektronische Rechnungen.

Falls Sie „WANDO Rechnungsbuch“ noch nicht einsetzen, freuen wir uns über eine Anfrage an unseren Vertrieb.